AutoFill در اکسل چیست؟ – پر کردن خودکار سلول ها به زبان ساده

AutoFill در اکسل یکی از ویژگی جذاب این نرم‌افزار برای پر کردن خودکار سلول‌ها بر اساس محتوای سلول اول یا الگوی شناسایی شده در چند سلول است. از این قابلیت برای ادامه دادن دنباله اعداد، تاریخ، روز، ماه یا کپی کردن خودکار مقادیر و فرمول‌ها در سلول‌های کناری استفاده می‌کنیم. همچنین با ابزار اتوفیل در اکسل می‌توانیم دنباله‌های سفارشی با الگوهای تعریف شده تولید کنیم. به این شکل علاوه بر افزایش دقت هنگام کار با داده‌های اکسل، در زمان نیز صرفه‌جویی می‌کنیم. در این مطلب از مجله فرادرس انواع روش‌های استفاده از Auto Fill در اکسل را همراه مثال‌های کاربردی یاد می‌گیریم. سپس با مهم‌ترین تنظیمات و مشکلات کار با آن نیز آشنا می‌شویم.

AutoFill در اکسل چیست؟

ابزار AutoFill در اکسل همان علامت کوچکی است که هنگام انتخاب یک سلول یا محدوده‌ای از جدول در قسمت پایین سمت راست آن (در حالت چیدمان چپ به راست صفحه اکسل) و قسمت پایین سمت چپ سلول (در حالت چیدمان راست به چپ صفحه اکسل) ظاهر می‌شود. بنابراین در ساده‌ترین حالت کافی است با کشیدن این نقطه به جهت دلخواه، عبارت نوشته شده را در سلولهای دیگر به شکل‌های مختلف تکرار کنیم.

ابزار Auto Fill در اکسل کاربردهای متفاوتی برای اعداد، تاریخ، زمان، عبارت متنی یا تکرار الگوهای مشخص در سلول‌ها دارد. استفاده از این ویژگی در کنار سایر ابزارهای اکسل مانند قالب‌بندی سلول، فرمول‌نویسی و ورود اطلاعات در جدول اکسل مسیر کار با این نرم‌افزار را ساده‌تر می‌کند. روش استفاده از ویژگی اتوفیل در اکسل بحث اصلی این مطلب است که در ادامه به آن می‌پردازیم. اما پیشنهاد می‌کنیم برای یادگیری تکمیلی فیلم آموزش ابزارهای کاربردی اکسل در فرادرس را نیز مشاهده کنید.

کاربردهای AutoFill در اکسل

موارد زیر مهم‌ترین کاربردهای ابزار Auto Fill در اکسل است.

در ادامه مطلب روش کار با هر یک را از سطح مقدماتی تا حرفه‌ای همراه مثال توضیح می‌دهیم.

۱. پر کردن خودکار سلول با اعداد

با ویژگی Auto Fill در اکسل می‌توانیم به شکل ساده دنباله‌های عددی ایجاد کنیم یا اعداد را در یک محدوده مشخص از جدول تکرار کنیم.

این حالت ساده‌ترین روش استفاده از Auto Fill در اکسل است که در آن عدد نوشته شده یک سلول را به تعداد دلخواه در بقیه سلول‌ها تکرار می‌کنیم. مراحل کار به شرح زیر است.

۱. عدد دلخواه را در یک سلول وارد می‌کنیم.

۲. به قسمت پایین سمت راست سلول می‌رویم. بلافاصله بعد از نمایش علامت «+» دکمه سمت راست ماوس را نگه می‌داریم و آن را به سمت دلخواه (به‌عنوان مثال سمت راست) می‌کشیم.

۳. بعد از رها کردن ماوس عدد اول در بقیه سلول‌ها تکرار می‌شود.

دنباله‌ها مجموعه اعدادی هستند که به شکل منظم با الگوی خاصی در جدول پشت سر هم قرار می‌گیرند. برای تولید دنباله عددی با AutoFill در اکسل مراحل زیر را انجام می‌دهیم.

۱. اعداد مورد نظر را در سلول‌های کنار هم به شکل افقی یا عمودی می‌نویسیم.

۲. سلول‌ها را انتخاب می‌کنیم.

۳. با ظاهر شدن علامت «+» دکمه ماوس را نگه می‌داریم و به سمت دلخواه می‌کشیم.

۴. بعد از رها کردن دکمه ماوس، اکسل با شناسایی الگوی اعداد در سلول‌های انتخاب شده، ادامه دنباله عددی را مطابق الگو در آن سلول‌ها می‌نویسد.

۲. پر کردن خودکار سلول با تاریخ‌

با ابزار AutoFill در اکسل می‌توانیم روز، ماه، هفته را به ترتیب تکرار کنیم. حالت‌های مختلفی برای تولید تاریخ‌های متوالی وجود دارد.

در این حالت بعد از نوشتن تاریخ دلخواه بر حسب سال، ماه و روز در یک سلول، بقیه سلول‌ها با تاریخ‌ روزهای بعدی پر می‌شوند. مراحل انجام کار به شرح زیر است.

۱. تاریخ مبدا را در اولین سلول می‌نویسیم.

۲. با نگاه داشتن دکمه سمت راست ماوس، علامت«+» را به جهت دلخواه حرکت می‌دهیم.

۳. بعد از رها کردن دکمه ماوس، روزهای بعدی به شکل خودکار در سلول‌های دیگر نمایش داده می‌شوند.

البته AutoFill فقط برای تاریخ‌های میلادی درست عمل می‌کند. همچنین برای نشان دادن درست تاریخ لازم است فرمت سلول اول را حتما روی «Date» تنظیم کنیم.

در مطلب زیر از مجله فرادرس نحوه تغییر فرمت سلول‌ها در اکسل را توضیح داده‌ایم.

اما اگر بخواهیم با AutoFill الگوی خاصی از تاریخ را تکرار کنیم، کافی است دو تاریخ را در دو سلول بنویسیم. به این شکل اتوفیل در اکسل بعد از شناسایی الگو، همان روند را در سلول‌های دیگر اجرا می‌کند. مراحل انجام کار در تصویر زیر مشخص است.

اگر ماه میلادی را در یک سلول بنویسیم، با ابزار Auto Fill در اکسل ماه‌های بعدی نیز به همان ترتیب پر می‌شوند. روش کار مانند موارد قبل است که در تصویر زیر مراحل آن را نشان داده‌ایم.

با نوشتن یک روز هفته در داخل سلول به انگلیسی به‌راحتی می‌توانیم روزهای بعدی را به‌صورت خودکار با اتوفیل در اکسل پر کنیم. مراحل انجام کار در تصویر زیر مشخص است.

در مواقعی که می‌خواهیم تاریخ سلول‌های دیگر بر اساس روز، هفته، ماه یا سال پر شوند، به روش زیر عمل می‌کنیم.

۱. بعد از اطمینان از تنظیم فرمت سلول روی «Date» تاریخ دلخواه را در یک سلول وارد می‌کنیم.

۲. مانند قبل، با نگاه داشتن دکمه ماوس، علامت مربوط به ابزار Auto Fill در اکسل را به سمت دلخواه می‌کشیم. در این حالت سلول‌ها بر حسب روز مرتب می‌شوند.

۳. روی باکس با نام «Auto Fill Options» کلیک می‌کنیم. سپس در باکس باز شده نحوه پر شدن تاریخ‌های بعدی را بر حسب روز، ماه، هفته یا سال انتخاب می‌کنیم.

به‌عنوان مثال در تصویر زیر نحوه پر شدن سلول‌ها را بر اساس «ماه» قرار داده‌ایم.

برای نصب اپلیکیشن رایگان مجله فرادرس، کلیک کنید.

۳. پر کردن خودکار سلول‌ها با مقادیر زمانی

پر کردن سلول‌ها با زمان هم یکی دیگر از کاربردهای ابزار AutoFill در اکسل است. در این حالت اگر الگوی زمانی خاصی برای پر کردن سلول‌ها در نظر داشته باشیم، ابتدا در دو سلول مجاور هم، دو زمان مختلف را می‌نویسیم و سپس مانند قبل با اتوفیل بقیه سلول‌ها را طبق آن الگو پر می‌کنیم. مراحل انجام کار در تصویر زیر مشخص است.

۴. پر کردن خودکار سلول‌ها با متن

با اتوفیل عبارت متنی دلخواه نیز کاملا خودکار در سلول‌های کناری قرار می‌گیرد. پر کردن متن همراه عدد کاربرد اصلی این ابزار است که در ادامه مطلب آن را توضیح می‌دهیم.

در این حالت ترکیب یک متن و عدد را در سلول داریم و بخش تغییر کننده در بقیه سلول‌ها عدد است. مراحل کار در تصویر زیر مشخص است.

همچنین اگر چند سری داده نیز در جدول باشد، مانند تصویر زیر به‌راحتی با انتخاب کل آن همراه با ابزار اتوفیل می‌توانیم دنباله‌های مشخص را ایجاد کنیم.

برای تکرار الگوهای مشخص متنی در جدول اکسل، ابزار اتوفیل بسیار کمک می‌کند. به‌عنوان مثال اگر در تصویر زیر بخواهیم الگوی «عالی، خوب، متوسط، ضعیف» را تکرار کنیم، مانند قبل بعد از انتخاب اولین الگو با AutoFill این الگو را در بقیه سلول‌ها نیز به شکل خودکار پر می‌شود.

۵. پر کردن خودکار همراه با سلول‌های خالی

اگر بین داده‌های جدول اکسل سلول خالی وجود داشته باشد، تغییری در مراحل انجام کار ایجاد نمی‌شود. در این حالت فقط کافی است داده‌ها را همراه سلول‌های خالی انتخاب کنیم و مانند قبل با نگاه داشتن و کشیدن ماوس به سمت دلخواه سایر سلول‌ها را پر کنیم.

۶. پر کردن خودکار فرمول

یکی از کاربردهای مفید AutoFill تکمیل خودکار فرمول در سلول‌های دیگر است. یعنی به‌راحتی می‌توانیم فرمول نوشته شده در یک سلول را برای سلول‌های کناری دیگر هم استفاده کنیم. به‌عنوان مثال در تصویر زیر فرمول =B2*C2 را در سلول D2 داریم.

اگر بخواهیم همین فرمول را در سلول‌های دیگر هم بنویسیم، به همان ترتیب قبل دکمه ماوس را نگاه می‌داریم و با استفاده از اتوفیل فرمول را کپی می‌کنیم.

البته برای جلوگیری از ایجاد خطا در انجام محاسبات بهتر است فرمول‌نویسی با آدرس‌دهی مطلق سلول یعنی قرار دادن نام سلول داخل علامت $ انجام گیرد.

برای آشنایی بیشتر با این نوع ارجاع سلول پیشنهاد می‌کنیم فیلم آموزش رایگان آدرس‌دهی نسبی و مطلق در اکسل در فرادرس را مشاهده کنید. همچنین مشاهده فیلم آموزش استفاده از توابع و فرمول‌نویسی اکسل در فرادرس مکمل مسیر یادگیری است.

یادگیری سایر ابزارها و ترفندهای اکسل همراه فرادرس

اکسل علاوه بر قابلیت اتوفیل امکانات دیگری دارد که کارها را ساده‌تر و سریع‌تر می‌کند. همان‌طور که دیدیم حتی برای استفاده از ویژگی AutoFill در اکسل هم لازم است با ترفند قالب‌بندی سلول و تغییر فرمت آن به تاریخ یا فرمول‌نویسی هم آشنا باشیم. در حقیقت هر ابزاری مکمل دیگری است و با یادگیری کامل آن می‌توانیم مهارت کار با اکسل را افزایش دهیم. در این مسیر مجموعه فیلم‌های آموزشی اکسل فرادرس با مزیت‌های ارائه گواهینامه معتبر فارسی و انگلیسی و امکان تهیه پکیج‌های تخفیف‌دار مرجع کاملی برای یادگیری است.

با توجه به تنوع بالای فیلم‌های آموزشی فرادرس، پیشنهاد اول برای افزایش مهارت اکسل موارد زیر است.

همچنین در دو مجموعه فیلم آموزش زیر امکان انتخاب موارد بیشتر از سطح مقدماتی تا پیشرفته بر حسب نیاز وجود دارد.

ایجاد فهرست پیش‌فرض برای پر کردن خودکار سلول‌ها

برخی مواقع برای افزایش سرعت کار می‌توانیم فهرستی پیش‌فرض با الگوی مشخص در اکسل ایجاد کنیم که به‌صورت دائمی در دسترس باشند. در این حالت دیگر نیازی به تایپ دستی همه فهرست نداریم. به این شکل با نوشتن اولین مقدار، اکسل به‌صورت خودکار بقیه فهرست را در سلو‌‌ل‌های دیگر می‌نویسد.

به‌عنوان مثال برای درست کردن فهرست سفارشی Q1, Q2, Q3, Q4 به‌صورت پیش‌فرض در اکسل مراحل زیر را انجام می‌دهیم.

۱. از زبانه فایل به مسیر Options>Advanced می‌رویم و از بخش «General» روی دکمه «Edit Custom Lists» می‌زنیم.

۲. در پنجره باز شده دنباله مورد نظر خود را وارد می‌کنیم و روی دکمه «Add» می‌زنیم.

۳. بعد از کلیک روی دکمه «Ok» به صفحه کاربرگ اکسل می‌رویم. سپس در یک سلول اولین مقدار از دنباله یعنی عبارت «Q1» را وارد می‌کنیم. در این حالت با کشیدن علامت «+» یا همان ابزار اتوفیل به سمت پایین، دنباله ایجاد شده به‌صورت خودکار در بقیه سلول نمایش داده می‌شوند. در حقیقت به این شکل نیازی به تایپ دو عبارت در سلول برای شناساندن الگوی دنباله به اکسل نداریم.

تنظیمات AutoFill در اکسل

برای کار ساده‌تر با ابزار اتوفیل ترفندهایی خاص در اکسل وجود دارد که یادگیری آن سرعت کار را بیشتر می‌کند. همچنین برخی مواقع برای کنترل کامل داده‌ها و جلوگیری از تغییرات ناخواسته در جدول لازم است حالت اتوفیل را غیرفعال کنیم.

در این بخش هر یک از این موارد زیر را بررسی می‌کنیم.

۱. ورود حرفه‌ای داده‌ها

یکی از روش‌های سریع برای استفاده از ابزار اتوفیل، تنظیم مراحل کار در ابتدای ورود داده‌ها است. در این حالت قبل از پر کردن خودکار سلول‌ها با اتوفیل ابتدا نوع خروجی را مشخص می‌کنیم. برای انجام این تنظیمات مراحل زیر را انجام می‌دهیم.

برای پر کردن خودکار سلول‌ها با همان داده در سلول اول از این گزینه استفاده می‌کنیم.

این گزینه زمانی‌که بیشتر از یک سلول با داده‌های مختلف در جدول داشته باشیم، فعال می‌شود. در این حالت اتوفیل با شناسایی الگو،‌ بقیه سلول‌ها را مطابق آن پر می‌کند.

اگر بخواهیم فقط قالب‌بندی سلول مانند رنگ، فونت، حاشیه را در سلول‌های دیگر کپی کنیم، این گزینه را به‌کار می‌بریم. در حقیقت مقدار سلول‌ها تغییری نمی‌کند. این ویژگی زمانی مفید است که بخواهیم یک الگوی استاندارد برای گزارش خود ایجاد کنیم.

بر خلاف گزینه قبل، در این حالت فقط مقدار داده یا فرمول در بقیه سلول‌ها کپی می‌شود. یعنی فرمت سلول از نظر رنگ، فونت، حاشیه تغییر نمی‌کند.

این گزینه برای پر کردن تاریخ در سلول‌های دیگر است. بر حسب اینکه بخواهیم سلول‌ها مطابق روز، هفته، ماه یا سال پر شوند، بخش مربوط را انتخاب می‌کنیم.

با انتخاب این گزینه اکسل رگرسیون خطی داده‌ها را محاسبه می‌کند و سلول‌های بعدی را مطابق همان روند پر می‌کند. یعنی اگر داده‌ها الگوی کاهشی یا افزایشی دارند، به‌جای تکرار ساده اعداد، روند کلی را تشخیص می‌دهد و مقادیر بعدی را بر همان اساس پیش‌بینی می‌کند. این ویژگی در تحلیل روندهای آماری و پیش‌بینی فروش بسیار کاربرد دارد.

در این حالت اکسل یک روند رشد نمایی را مطابق داده‌ها محاسبه می‌کند و بر اساس آن بقیه سلول‌ها را به‌صورت خودکار پر می‌کند.

یکی از بهترین گزینه‌ها برای پر کردن سریع سلول‌های دارای متن که مطابق یک الگوی مشخص نوشته شده‌اند. این ابزار متفاوت از اتوفیل است که برای آشنایی با کاربردهای آن پیشنهاد می کنیم فیلم رایگان آموزش Flash Fill در اکسل در فرادرس را مشاهده کنید.

با انتخاب این گزینه یک پنجره جدید باز می‌شود که تنظیمات تکمیلی دنباله ها را می‌توانیم در آن انجام دهیم. به عنوان مثال با تنظیم«Step Value» روی عدد «۳» سایر سلول‌ها سه تا سه تا پر می‌شوند. یا با تنظیم «Stop Value» روی عدد «۲۰»، دنباله مورد نظر تا این عدد ایجاد می‌شود.

۲. حذف باکس اتوفیل در اکسل

ابزار اتوفیل در اکسل بخشی به نام «File Options» دارد که بعد از درگ کردن سلول‌ها به‌صورت یک مستطیل کوچک نمایش داده می‌شود. برای حذف این باکس مراحل زیر را انجام می‌دهیم.

۳. غیرفعال کردن AutoFill در اکسل

Auto Fill در اکسل به‌صورت پیش‌فرض در اکسل فعال است. برای غیرفعال کردن آن لازم است مراحل زیر را در تنظیمات نرم‌افزار انجام دهیم.

رفع مشکلات هنگام کار با ابزار AutoFill در اکسل

برخی مواقع به‌دلیل غیر فعال بودن اتوفیل در اکسل یا وارد کردن الگوهای نادرست خروجی درستی به‌دست نمی آوریم. موارد زیر مشکلات رایجی هستند که هنگام کار با این ابزار ممکن است با آن روبرو شویم.

۱. ابزار اتوفیل در اکسل کار نمی‌کند

دلیل این مشکل غیر فعال شدن ابزار در تنظیمات اکسل است. برای رفع آن از مسیر زیر ابزار را فعال می‌کنیم.

File > Options > Advanced > Enable Fill Handle and Cell Drag-and-Drop

۲. فرمول‌ در سلول‌های دیگر درست کار نمی‌کند

این حالت زمانی پیش‌ می‌آید که فرمول‌نویسی در سلول اول بر اساس ارجاع نسبی باشد. بنابراین زمان کپی کردن در سلول‌های دیگر به‌درستی اجرا نمی‌شود. برای رفع این مشکل لازم است حتما از ارجاع مطلق استفاده کنیم.

۳. به‌جای ایجاد دنباله، فقط اعداد کپی می‌شوند

علت این حالت تشخیص ندادن دنباله توسط اکسل است. بنابراین قبل از استفاده از اتوفیل، دو عدد اول را بار دیگر تایپ می‌کنیم.

جمع‌بندی پایانی

Auto Fill در اکسل یکی از قابلیت‌های این نرم‌افزار است که با آن می‌توانیم سلول‌های جدول را به صورت خودکار با عدد،‌ متن، تاریخ، زمان یا فرمول پر کنیم. تولید دنباله‌ها مطابق الگوی مشخص و ایجاد فهرست های سفارشی نیز بخش دیگری از امکانات اتوفیل در اکسل است. در این مطلب از مجله فرادرس روش کار با AutoFill در اکسل را همراه مثال‌های تصویری به‌صورت کامل یاد گرفتیم. با توجه به امکانات گسترده اکسل علاقه‌مندان می‌توانند کار با سایر ابزارهای این نرم‌افزار را در مجموعه فیلم آموزش مقدماتی تا پیشرفته اکسل در فرادرس مشاهده کنند.